Un software per la gestione dei lavori nei condomini è utile ma non è la prima opzione che viene in mente da utilizzare quando si apre uno studio di amministrazione condominiale. Spesso infatti si gestisce tutto con i fogli Excel. Vediamo pro e contro.
Gestione su Excel dei lavori di condominio: pro e contro
L’amministratore può prendere in considerazione di utilizzare un foglio Excel al posto di un software per i lavori condominiali in cloud, soprattutto se ha appena aperto uno studio.
Se si cerca in internet, semplicemente digitando “gestione condominio foglio Excel” compare una lista infinita di risultati di pagine web che mettono a disposizione fogli di calcolo per gestire le spese di manutenzione del condominio, delle scale, delle pulizie ecc.
Spesso sono file che possono essere scaricati sul proprio pc in modo gratuito, basta avere la corretta versione di Windows, e che devono essere personalizzati in base alla realtà condominiale che si gestisce, quindi inserire le proprie anagrafiche, come condomini, unità immobiliari, piano, nome e cognome di ogni condòmino, ecc.
Questo ovviamente permette di tenere traccia delle spese, e si applica come una prima soluzione quando si hanno pochi condomini da gestire e per cui ci si sentirebbe anche in colpa a chiedere ai propri condomini una spesa.
Quindi in sintesi vediamo i pro e i contro di gestire i condomini con un foglio di lavoro Excel.
Pro gestione condomini con Excel
- soluzione valida se si hanno davvero pochi condomini
- è gratuito
- è flessibile e versatile
- permette di tenere traccia delle spese
- se si sa utilizzare bene Excel è semplice
- se si ha già Excel non è necessario installare un software aggiuntivo
Contro gestione condomini con foglio di lavoro Excel
- complesso e difficile se non si ha esperienza con Excel
- non adatto a chi possiede molti condomini
- maggiore possibilità di errori in quanto è una gestione principalmente manuale
- i modelli scaricabili che si trovano online possono essere obsoleti e non supportati dal proprio sistema operativo
- è difficile trovare un modello per la gestione dell’operatività e dei fornitori
- non è interattivo né condiviso, né per chi deve effettuare le richieste né per chi deve svolgere i lavori
- limitante nelle funzionalità: non è aggiornato con nuove funzionalità periodiche
Quindi avere dei fogli di lavoro in Excel può essere una soluzione, ma ha anche appunto dei limiti.
Perché avere un software gestione condominio online per i lavori?
Vediamo invece l’opzione di avere un software per i lavori condominiali online, quindi accessibile dal proprio browser.
Un software gestione condominio è molto diverso dalla gestione con Excel, per vari motivi, tra cui sicuramente anche l’aspetto economico, in quanto se si vuole una buona soluzione non si troverà gratuitamente.
Innanzitutto una gestione online non comporta installazioni o spazio occupato sul proprio pc. Basta solo una connessione internet.
Accedendo online al CRM condominio i vari collaboratori possono interagire e vedere gli aggiornamenti in tempo reale sugli stati delle richieste e dei lavori da fare o effettuati, come pure dei preventivi, della fatturazione ecc. Su Excel ovviamente bisognerebbe aggiornare il file, salvarlo, e poi inviarlo ai propri collaboratori dello studio.
Collaborazione non significa comunque che tutti vedono tutto: i dipendenti, in base al ruolo assegnato, possono accedere a più o meno funzionalità, a seconda che siano a livello di “direzione”, “segreteria” o “operatività”.
Ogni dipendente quindi è a conoscenza, in base poi al ruolo con cui è registrato nella piattaforma, che è stata fatta una richiesta ad esempio di tagliare l’erba nel condominio A e che questa richiesta è stata assegnata a un responsabile interno dello studio, che ha aperto un ordine, che è a sua volta preso in carico dal giardiniere della ditta X.
Inoltre sono registrati i costi per ordine e i tempi con cui il fornitore completa l’operazione.
Quindi in sintesi:
- funzionalità condivise e interattive nel team dello studio
- si aggiorna in tempo reale
- funzionalità automatizzate e risparmio di tempo
- collaborativo: tra tutti i soggetti coinvolti
- comunicazione in chat
- gestione semplificata di preventivi, chiusura ordini ecc.
- registrazione interventi con app collegata
- aggiornamenti costanti e assistenza
- funzionalità aggiunte in automatico
- integrazione con altri strumenti utili, come gestione documentale e postalizzazione
Software lavori condominiali: 3 cose da considerare nella scelta
Un buon software per la gestione dei lavori di manutenzione e ristrutturazione in un condominio deve avere una serie di funzionalità per gestire in modo efficace i lavori. Ad esempio, deve essere in grado di pianificare e organizzare i lavori, monitorare lo stato di avanzamento e gestire le comunicazioni con i residenti e gli operatori esterni che devono svolgere i lavori.
Inoltre, un buon software per i lavori condominiali deve essere facile da usare sia per i residenti che per gli amministratori del condominio.
Facilità di utilizzo e accessibilità ovunque
Altre caratteristiche importanti sono la facilità di utilizzo e l’accessibilità: un software condominiale è maggiormente apprezzato se intuitivo e accessibile da qualsiasi dispositivo, sia desktop che mobile, in modo da poter essere utilizzato in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Sicurezza dei dati
Un altro aspetto importante è la sicurezza. Un software per la gestione dei lavori di manutenzione e ristrutturazione in un condominio deve garantire la sicurezza dei dati sensibili e la privacy dei residenti. Inoltre, deve essere costantemente aggiornato per garantire la sicurezza contro eventuali vulnerabilità o minacce esterne.
Integrazione con altre piattaforme
Inoltre, un buon software per la gestione dei lavori condominiali deve essere in grado di integrarsi con altri sistemi, come ad esempio i sistemi di gestione finanziaria, in modo da rendere più facile ed efficiente la gestione dei lavori.
In conclusione, gestire i propri condomini in un foglio Excel può essere utile se si vuole valutare uno strumento gratuito, ma l’utilizzo di un software gestione lavori per i condomini è conveniente quando si ha una certa quantità di condomini e si vuole risparmiare tempo e si ha necessità di automatizzare i processi. Se si è alla ricerca di un software lavori condominiali è importante valutare se è facile da usare, sicuro e in grado di integrarsi con altri sistemi.
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