I 5 modi per ottimizzare la gestione delle richieste condominiali nel 2024

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Negli ultimi anni stiamo assistendo a una crescita esponenziale del numero di strumenti tecnologici e servizi in cloud per la gestione di ogni aspetto della nostra vita. Al giorno d’oggi c’è un’app per tutto: per farti portare la spesa a casa, per attivare le luci di casa, per allenarti… E se ce ne fosse una anche per risolvere i problemi di condominio, in un tap?

Vediamo in questo articolo i 5 modi per risolvere i principali problemi legati alla gestione delle richieste e dei lavori in modo assolutamente innovativo.

1. Affidarsi ad un assistente digitale alimentato dall’intelligenza artificiale

Il primo punto riguarda il prodotto digitale in Cloud che sta svoltando la gestione del lavoro agli amministratori italiani: il CRM Alfred della piattaforma Amministro.io.

Alfred è l’assistente virtuale dell’amministratore di condominio, che grazie all’intelligenza artificiale, si adatta a una varietà di attività e prevede come risolvere le richieste.

Il maggiordomo virtuale Alfred è in grado di prendere in carico le richieste dei condòmini, analizzando il canale da cui arrivano, che sia e-mail, web, telefono, applicazione sul cellulare e gestirle di conseguenza, interpellando i fornitori di servizi in caso di necessità di intervento.

Fantascienza? Non è così: ogni chiamata della segreteria o mail viene analizzata tramite l’IA e tutte le informazioni importanti vengono raccolte in un ticket; da questo si crea un ordine per un fornitore, scelto sulla base di tutta una serie di dati che permettono di capire quale sia quello più adatto alla gestione in quel particolare condominio.

In questo modo gli amministratori sono sollevati dal dovere di ascolto ed elaborazione dei messaggi, dedicandosi solo ai casi più particolari e garantendo un riscontro in 1 minuto 24 giorni su 24, 7 giorni su 7.

2. Dotarsi di un’app semplice ma completa

Quante volte avete provato a fornire un’applicazione ai condòmini per migliorare la comunicazione, ma poi non tutti riuscivano ad utilizzarla? Quante volte l’app ha creato difficoltà perché troppo complessa o di difficile accesso? Vorreste portare all’essenziale la comunicazione, sia con i condòmini che con i fornitori, per gestire una richiesta nel più breve tempo possibile, ma non ci siete mai riusciti?

Per questo nasce l’app Amministro.io, la garanzia di una gestione efficace delle richieste. L’app si adatta ad ogni profilo, intuendo le necessità di ognuno: comprensione della frustrazione del condominio, necessità di efficienza dell’amministratore e semplicità di utilizzo per il fornitore.

Questa piattaforma diventerà il punto di riferimento per l’interazione tra i tre soggetti, per la segnalazione di guasti, la registrazione dei lavori e la gestione documenti come RAS, RAC e modulistica obbligatoria, accessibili al condòmino, quando condivisi, dal portale del condominio.

Gli amministratori che l’hanno provata sono rimasti impressionati dalla semplicità della gestione e dalla sua completezza, per una gestione anche fuori ufficio.

3. Analizzare il workflow dei lavori tracciandolo

Quanto sono frequenti le contestazioni in assemblea? E quelle relative all’operato dei fornitori di servizi? Vi è mai capitato che un condòmino si lamentasse che non fosse stato fatto bene il lavoro di pulizia, ma secondo voi si? Chi ha ragione in questo caso?

L’unico modo per risolvere la questione è: avere dei dati oggettivi. È necessario tenere traccia della richiesta, del lavoro e dei tempi del lavoro, tutto ovviamente nel completo rispetto della privacy dei soggetti coinvolti.

L’app Amministro.io permette ai fornitori di registrare, in un tap, accesso, uscita e esito intervento, ad ogni accesso del condominio.

E tutto questo viene raccolto e reso disponibile da Alfred all’amministratore in modo completamente automatico!

Alfred ricorda tutti i lavori, assieme ad informazioni avanzate come note interne allo studio, commenti del fornitore, allegati condivisi come schede tecniche e planimetrie, chat e preventivi relativi. Ogni richiesta è tracciata, dall’inizio alla fine, in tutti i suoi passaggi e facilmente ricercabile!

4. Coinvolgere le parti interessate per le attività di competenza

La comunicazione con i condòmini e i fornitori può essere difficile da gestire: per questo Alfred permette di creare uno spazio di comunicazione controllata tra queste figure e lo studio. Il condòmino può fare segnalazioni dall’app e viene guidato nella creazione di richieste semplici, concise e non già esposte.

Il fornitore viene informato e sollecitato in automatico dei lavori da fare, grazie ad un’agenda condivisa dei lavori, contribuendo alla gestione della richiesta e all’effettiva chiusura nel momento in cui registra l’intervento tramite app. L’interazione con l’amministratore è mirata ed efficace, sempre contestuale ad un lavoro, un preventivo o altro.

5. Utilizzare una soluzione personalizzata, modulabile e integrabile con altri gestionali

Hai già un gestionale di contabilità? Alfred con l’app Amministro.io si integra con tutte le soluzioni, grazie a una sincronizzazione intelligente dei dati.

Hai necessità anche di gestire i documenti obbligatori, con avviso alla scadenza, tracciamento delle attività sui documenti, condivisione con lo studio e i condòmini? Attiva il modulo di Teapot, completamente integrato con Alfred.

Vorresti spedire comunicazioni ai condòmini senza passare in posta, aggiornarli con comunicazioni gratuite, avere possibilità di affiggere finalmente degli avvisi condominiali smart, pianificando poi il ritiro dello stesso, senza recarti dalla bacheca fisica del condominio? Attiva Doorbell, il modulo di postalizzazione online.

Gestione sinistri, modulo privacy, bacheca pubblica: questi e molti altri sono i moduli acquistabili in base alle esigenze dello studio di amministrazione.

Tutti questi metodi sono indispensabili da gestire in realtà complesse in cui devono interagire più figure specifiche.

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