Perché avere un gestionale documenti online
Gli amministratori condominiali sono soliti utilizzare servizi installati sul proprio pc per la gestione e archiviazione dei documenti. Questo perché non sono presenti prodotti concorrenziali basati sul cloud o perché si è sempre fatto in questo modo.
Perché scegliere un gestionale documenti online, basato sul cloud?
Avere un gestionale documenti online permette di accedervi in tutta semplicità semplicemente aprendo una scheda del proprio browser e inserendo le proprie credenziali. È sufficiente avere una connessione internet stabile.
Tutti i documenti possono essere digitalizzati, organizzati in cartelle, riordinati per versioni, modificabili, stampabili, ricercabili in maniera semplice e intuitiva.
Vedi questo articolo per capire cos’è un’app basata sul cloud e tutti i suoi plus.
Vantaggi di una gestione documentale in cloud
Non tutti i sistemi di gestione documentale in cloud sono uguali, ma software gestionali in cloud come Teapot permettono di godere dei seguenti vantaggi.
Tutti i documenti online
Dalla scrivania… Al pc! Tutti i documenti vengono digitalizzati e caricati online. In questo modo sono archiviati in modo sicuro e non sono soggetti a possibilità di danni fisici o alle degradazioni dovute al passare del tempo.
Documenti facilmente ricercabili
Ogni documento cartaceo può essere caricato online, così da essere sempre disponibile senza dover cercare tra gli scaffali. Ogni documento, raccolta o cartella può essere ricercato digitando il nome dello stesso da una semplice barra di ricerca, così non c’è possibilità di perdita o disordine.
Cartelline private e pubbliche, oltre a possibilità di condivisione specifiche per documento
Cartella privata dello studio, cartella pubblica per tutti: è possibile caricare i documenti nelle cartelle specifiche in base a chi si vogliono mostrare i documenti. Lo spazio è sempre organizzato grazie alla possibilità di creare cartelle e raccolte, inserire documenti, rinominarli, copiarli e spostarli.
Documenti obbligatori sempre accessibili e sotto controllo
RAS, RAC, fascicoli, registri… ogni documento obbligatorio è facilmente accessibile: a sinistra è mostrato il percorso del file selezionato, esattamente come funziona per i documenti conservati su pc. Raggiungere un file è semplice e immediato.
File periodici in ordine
Revisioni periodiche, documenti annuali e obbligatori da sostituire periodicamente? Con Teapot è tutto organizzato: selezionando un documento è possibile visualizzarne le versioni precedenti, come ad esempio quella dell’anno precedente, e aggiornare il documento con una versione corrente. Tutte le varie versioni del file sono visibili in un’apposita sezione.
Preavviso alla scadenza dei documenti
Lo spazio sarà sempre occupato solo da documenti aggiornati: impostato il numero di giorni di preavviso che si preferisce, l’amministratore sarà avvisato per tempo che il documento sta per scadere, così da poterlo aggiornare senza problemi o possibilità di dimenticanze.
Collaborazione nella gestione e cronologia ultime modifiche
Grazie all’integrazione con Alfred della piattaforma Amministro.io in cui è possibile gestire i propri collaboratori interni allo studio, Teapot registra ogni modifica effettuata ai documenti ed è accessibile a tutti i componenti dello studio. La gestione documentale è efficace anche perché lo spazio si aggiorna in tempo reale ad ogni azione: se la segretaria sposta un documento da una cartellina all’altra, l’amministratore lo vede quasi istantaneamente nella nuova cartella dopo lo spostamento.
Organizzazione flessibile e modifica intelligente dei file
Teapot non è solo uno strumento di archiviazione: Teapot è il giusto contenitore per tutti i propri documenti, che possono essere stampati direttamente, copiati, incollati, visualizzati, ingranditi, scaricati, compilati e molto altro.
Avere i documenti online è pratico, sicuro, efficiente e sostenibile. Porta il tuo ufficio nel cloud!
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