Digitalizzare l’archivio cartaceo costituisce sempre una difficoltà per l’amministratore di condominio. Questo perché deve sempre esserci una figura all’interno dello studio che si occupi di ordinare, organizzare e mantenere una serie di documenti relativi a varie tematiche, come riscaldamento, ascensori, impianti elettrici, sicurezza, strutture, ecc.).
La documentazione deve sempre essere in regola, bisogna fare attenzione alle scadenze e mantenerla aggiornata e facilmente ricercabile. Lo Studio, oltre agli altri compiti, deve utilizzare spesso gran parte del suo tempo a ricercare documenti, per fornirli nel più breve tempo possibile a chi lo richiede, come condòmini e fornitori, per garantire un buon servizio.
Avere un archivio di questo tipo comporta anche rischi fisici.
Avere solo l’archivio cartaceo: quali sono i rischi?
- Difficoltà a ricercare informazioni specifiche in breve tempo e senza avere alcuna competenza
- Difficoltà a riorganizzare, ordinare e pulire l’archivio in caso di necessità, con notevole dispendio di tempo
- Non condivisione, in quanto se si deve passare un documento ad un condòmino o fornitore la ricerca richiede tempo e pazienza
- Impossibilità a gestire i documenti scaduti e da rinnovare, possibilità di dimenticare documenti scaduti e non essere a norma
- Non collaborazione: nel caso in cui si effettui una modifica ad un documento, questa deve essere notificata a voce a tutti i collaboratori dello studio
Digitalizzare l’archivio cartaceo
Una soluzione per risolvere i problemi tipici dell’archivio cartaceo può essere quella di digitalizzare tutti i documenti.
Ovviamente è un cambio di flusso di lavoro e di metodo per cui comporta tempo e flessibilità iniziali. Ma vediamo come può risolvere i problemi nel lungo termine:
- le informazioni possono essere ricercate in un attimo, tutto è organizzato in cartelle facilmente visibili e consultabili, senza alzarsi dalla scrivania o cercare tra scaffali e cassetti
- l’archivio digitale è sempre in ordine… e non deve essere pulito!
- una gestione documentale in cloud permette di avere i documenti a portata di mano, per sè, quindi sia da pc che da smartphone, sia per chiunque lo richieda, quindi fornitori o condòmini, a cui possono essere condivisi con un clic
- nei gestionali documentali online più professionali l’amministratore è notificato quando un documento sta scadendo, oppure quando in una cartella manca un documento obbligatorio
- grazie al cloud la gestione documentale è semplice e collaborativa: un documento modificato da un collaboratore dello studio è subito visibile nella sua ultima versione anche da tutte le altre figure; inoltre viene registrata in automatico la cronologia delle modifiche, così che tutte le figure dello studio sappiano senza che una persona fisica le informi, degli aggiornamenti fatti al documento.
Conclusioni
Considerati i vantaggi della digitalizzazione dell’archivio documentale, bisogna avere alcune accortezze, anche per far in modo che l’archivio digitale valga come quello cartaceo. Bisogna essere autorizzati dall’assemblea, procedere alla scansione e alla distruzione di quelli cartacei, apporre firma elettronica e marca temporale.
I documenti possono essere poi salvati, oltre che gestiti, in Teapot, soluzione in cloud per la gestione attiva di documenti, modulistica obbligatoria, registri, RAC, RAS.
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