Tra i doveri dell’amministratore condominiale si trova sicuramente quello di dover gestire le richieste dei condomini relative ai lavori da effettuare all’interno e all’esterno degli immobili. Ogni condominio ha necessità differenti, con lavori che possono essere di manutenzione ordinaria o straordinaria, che devono essere pianificati in anticipo, che si concludono in un solo intervento o che devono essere ripetuti periodicamente.
Di seguito le differenze fra lavori di manutenzione ordinaria e straordinaria.
Differenze tra lavori di manutenzione ordinaria e manutenzione straordinaria
Nella manutenzione ordinaria del condominio rientrano i lavori che non rivoluzionano la struttura e che si eseguono su materiali e finiture esistenti.
Per eseguire questi lavori è necessaria l’approvazione dell’assemblea di condominio ma l’amministratore ha potere decisionale su lavori necessari e di lieve entità.
Può informare i condomini delle diverse spese sostenute per lavori necessari e ordinari.
Tra i lavori di manutenzione ordinaria rientrano quelli di seguito:
- Tinteggiatura e pulizia delle superfici
- Riparazione del tetto e delle tegole
- Impermeabilizzazione del tetto e delle superfici
- Riparazione, senza apportare modifiche strutturali, a cancelli e portoni
- Riparazione di ascensori e sostituzione elementi tecnologici relativi obsoleti
- Cura e manutenzione di giardini, siepi e spazi verdi
- Riparazione ringhiere e parapetti
- Riparazione dell’impianto idrico
- Riparazione e manutenzione ordinaria del riscaldamento centralizzato e della caldaia
- Installazione e riparazione di punti luce
Per quanto riguarda la manutenzione straordinaria, cambia l’entità dei lavori e i permessi.
In questo caso non è l’amministratore che decide cosa fare: i lavori, non vengono inseriti nel preventivo, ma si aggiungono alle normali quote annuali e necessitano quindi di permessi ben precisi.
Tra i lavori di manutenzione straordinaria troviamo:
- Sostituzione del pavimento nelle aree comuni
- Tinteggiatura della facciata
- Installazione delle colonnine di ricarica per veicoli elettrici
- Realizzazione di un giardino condominiale
- Sostituzione di un impianto vecchio con uno più efficiente
- Sostituzione infissi di forme e misure diverse
- Sostituzione sanitari e ristrutturazione servizi igienici
- Realizzazione opere strutturali di pertinenza
- Sostituzione della caldaia
- Rifacimento di elementi come scale, recinzioni, muri di cinta e cancellate
- Interventi strutturali
- Consolidamento strutturale e fondazioni
Questi interventi vengono decisi in assemblea con l’approvazione della maggioranza, che deve possedere almeno 500 millesimi del totale. In caso ciò non accada, si può riprovare alla seconda convocazione, quando basta l’accordo di almeno un terzo dei partecipanti corrispondente ad un terzo dei millesimi, ovvero il valore totale del condominio.
Ci sono poi i lavori di manutenzione straordinaria di grande importanza, che sono più costosi e che relativi alla struttura dell’edificio. Ad esempio, nel caso della ristrutturazione di un’area comune è necessario avere il consenso della maggioranza dei presenti, che devono superare i 500 millesimi.
Cosa deve fare l’amministratore condominiale
Ottenuta l’approvazione degli interventi, l’amministratore condominiale deve occuparsi di gestirli in modo organizzato e pianificato.
I lavori condominiali infatti sono spesso molti ed è necessario mantenerli sotto controllo, sia per avere sempre una stima dei tempi e dei costi, da poi presentare in assemblea, sia per informare i condomini circa lo stato di avanzamento nel caso lo richiedano.
Tra le cose infatti di cui deve occuparsi l’amministratore per ogni lavoro c’è:
- Richiedere e confrontare vari preventivi per scegliere il fornitore migliore per rapporto qualità prezzo
- Assegnare i lavori e sapere che sono stati preso in carico
- Avere la sicurezza che la ditta di servizi a cui sono stati affidati i lavori sia affidabile
- Conoscere lo stato di risoluzione, e farlo sapere anche ai collaboratori dello studio e su richiesta ai condomini
- Sapere quando il fornitore entra ed esce dal condomino, avere i tempi dei lavori e conservarli per averli sempre disponibili
- Comunicare con il fornitore in caso di problemi, avere aggiornamenti in tempo reale con scambio di documenti e foto e con il condòmino per eventuali complicazioni o maggiori informazioni
- Occuparsi della fatturazione dei lavori per condominio
Considerare l’utilizzo di un CRM per la gestione dei lavori in cloud
Le attività da tenere sotto controllo sono tante e spesso sono difficili da fare manualmente. L’amministratore condominiale cerca spesso un modo per velocizzare o se possibile automatizzare questi processi per evitare errori e semplificare il flusso di lavoro.
È utile considerare l’utilizzo di un CRM di condominio, come ad esempio Alfred, il miglior CRM per la gestione dei lavori nei condomini totalmente in cloud, con aggiornamenti costanti.
Alfred è specifico per la parte operativa, si integra perfettamente con i migliori software di contabilità di gestione del condominio ed è l’unico a possedere un’interfaccia semplice ed intuitiva.
Contattaci per vedere se Alfred può essere il CRM giusto per te.